第三節(jié) 賬務處理模塊的應用

一、賬務處理模塊初始化工作

（一）設置控制參數(shù)

在會計軟件運行之前，企業(yè)應該根據(jù)國家統(tǒng)一的會計準則制度和內(nèi)部控制制度來選擇相應的運行控制參數(shù)，以符合企業(yè)核算的要求。在賬務處理模塊中，常見的參數(shù)設置包括：憑證編號方式、是否允許操作人員修改他人憑證、憑證是否必須輸入結算方式和結算號、現(xiàn)金流量科目是否必須輸入現(xiàn)金流量項目、出納憑證是否必須經(jīng)過出納簽字、是否對資金及往來科目實行赤字提示等。

（二）錄入會計科目初始數(shù)據(jù)

會計科目初始數(shù)據(jù)錄入是指第一次使用賬務處理模塊時，用戶需要在開始日常核算工作前將會計科目的初始余額以及發(fā)生額等相關數(shù)據(jù)輸入到系統(tǒng)中。

1.錄入會計科目期初余額

在系統(tǒng)中一般只需要對末級科目錄入期初余額，系統(tǒng)會根據(jù)下級會計科目自動匯總生成上級會計科目的期初余額。

在期初余額錄入完畢后，用戶應該進行試算平衡，以檢查期初余額的錄入是否正確。一般情況下，由于初始化的工作量較大，在日常業(yè)務發(fā)生時可能初始化工作仍然沒有完成，因此即使試算報告提示有誤，仍可以輸入記賬憑證，但是不能記賬。

2.錄入會計科目本年累計發(fā)生額

用戶如在會計年度初建賬，只需將各個會計科目的期初余額錄入到系統(tǒng)中即可；用戶如在會計年度中建賬，則除了需要錄入啟用月份的月初余額外，還需錄入本年度各會計科目截止上月份的累計發(fā)生額。系統(tǒng)一般能根據(jù)本月月初數(shù)和本年度截止上月份的借、貸方累計發(fā)生數(shù)，自動計算出本會計年度各會計科目的年初余額。

二、賬務處理模塊日常處理

（一）憑證管理

1.憑證錄入

（1）憑證錄入的內(nèi)容

憑證錄入的內(nèi)容包括憑證類別、憑證編號、制單日期、附件張數(shù)、摘要、會計科目、發(fā)生金額、制單人等。用戶應該確保憑證錄入的完整、準確。另外，對于系統(tǒng)初始設置時已經(jīng)設置為輔助核算的會計科目，在填制憑證時，系統(tǒng)會彈出相應的窗口，要求根據(jù)科目屬性錄入相應的輔助信息；對于設置為外幣核算的會計科目，系統(tǒng)會要求輸入外幣金額和匯率；對于設置為數(shù)量核算的會計科目，系統(tǒng)會要求輸入該會計科目發(fā)生的數(shù)量和交易的單價。

（2）憑證錄入的輸入校驗

在憑證實時校驗時，系統(tǒng)會對憑證內(nèi)容的合法性進行校驗。校驗的內(nèi)容包括：

①會計科目是否存在，即會計科目是否是初始化時設置的會計科目；

②會計科目是否為末級科目；

③會計科目是否符合憑證的類別限制條件；

④發(fā)生額是否滿足“有借必有貸，借貸必相等”的記賬憑證要求；

⑤憑證必填內(nèi)容是否填寫完整；

⑥手工填制憑證號的情況下還需校驗憑證號的合理性。

2.憑證修改

（1）憑證修改的內(nèi)容

憑證可以修改的內(nèi)容一般包括摘要、科目、金額及方向等。憑證類別、編號不能修改，制單日期的修改也會受到限制。在對憑證進行修改后，系統(tǒng)仍然會按照憑證錄入時的校驗標準來對憑證內(nèi)容進行檢查，只有滿足了校驗條件后，才能進行保存。

（2）憑證修改的操作控制

①修改未審核或審核標錯的憑證

②修改已審核而未記賬的憑證

③修改已經(jīng)記賬的憑證

④修改他人制作的憑證

3.憑證審核

（1）憑證審核功能

審核憑證是指審核人員按照國家統(tǒng)一會計準則制度規(guī)定，對于完成制單的記賬憑證的正確性、合規(guī)合法性等進行檢查核對，審核記賬憑證的內(nèi)容、金額是否與原始憑證相符，記賬憑證的編制是否符合規(guī)定，所附單據(jù)是否真實、完整等。

（2）憑證審核的操作控制

①審核人員和制單人員不能是同一人；

②審核憑證只能由具有審核權限的人員進行；

③已經(jīng)通過審核的憑證不能被修改或者刪除，如果要修改或刪除，需要審核人員取消審核簽字后，才能進行；

④審核未通過的憑證必須進行修改，并通過審核后方可被記賬。

4.憑證記賬

（1）記賬功能

在會計軟件中，記賬是指由具有記賬權限的人員，通過記賬功能發(fā)出指令，由計算機按照會計軟件預先設計的記賬程序自動進行合法性校驗、科目匯總、登記賬目等操作。

（2）記賬的操作控制

①期初余額不平衡、不能記賬；

②上月未結賬，本月不可記賬；

③未被審核的憑證不能記賬；

④一個月可以一天記一次賬，也可以一天記多次賬，還可以多天記一次賬

⑤記賬過程中，不應人為終止記賬。

5.憑證查詢

在會計業(yè)務處理過程中，用戶可以查詢符合條件的憑證，以便隨時了解經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生的情況。

（二）出納管理

出納主要負責現(xiàn)金和銀行存款的管理。出納管理的主要工作包括現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬和資金日報表的管理，支票管理，進行銀行對賬并輸出銀行存款余額調(diào)節(jié)表。

支票管理功能主要包括支票的購置、領用和報銷。銀行對賬是指在每月月末，企業(yè)的出納人員將企業(yè)的銀行存款日記賬與開戶銀行發(fā)來的當月銀行存款對賬單進行逐筆核對，勾對已達賬項，找出未達賬項，并編制每月銀行存款余額調(diào)節(jié)表的過程。會計軟件中執(zhí)行銀行對賬功能，具體步驟包括銀行對賬初始數(shù)據(jù)錄入、本月銀行對賬單錄入、對賬、銀行存款余額調(diào)節(jié)表的編制等。

（三）賬簿查詢

1.科目賬查詢

（1）總賬查詢

（2）明細賬查詢

（3）余額表

（4）多欄賬

（5）日記賬

2.輔助賬查詢

輔助賬查詢一般包括客戶往來、供應商往來、個人往來、部門核算、項目核算的輔助總賬、輔助明細賬查詢。在會計科目設置時，如果某一會計科目設置多個輔助核算，則在輸出時會提供多種輔助賬簿信息。

三、賬務處理模塊期末處理

賬務處理模塊的期末處理是指會計人員在每個會計期間的期末所要完成的特定業(yè)務，主要包括會計期末的轉賬、對賬、結賬等。

（一）自動轉賬

自動轉賬是指對于期末那些摘要、借貸方會計科目固定不變，發(fā)生金額的來源或計算方法基本相同，相應憑證處理基本固定的會計業(yè)務，將其既定模式事先錄入并保存到系統(tǒng)中，在需要的時候，讓系統(tǒng)按照既定模式，根據(jù)對應會計期間的數(shù)據(jù)自動生成相應的記賬憑證。自動轉賬的目的在于減少工作量，避免會計人員重復錄入此類憑證，提高記賬憑證錄入的速度和準確度。

1.自動轉賬的步驟

（1）自動轉賬定義

自動轉賬定義是指對需要系統(tǒng)自動生成憑證的相關內(nèi)容進行定義。在系統(tǒng)中事先進行自動轉賬定義，設置的內(nèi)容一般包括：編號、憑證類別、摘要、發(fā)生會計科目、輔助項目、發(fā)生方向、發(fā)生額計算公式等。

（2）自動轉賬生成

自動轉賬生成是指在自動轉賬定義完成后，用戶每月月末只需要執(zhí)行轉賬生成功能，即可快速生成轉賬憑證，并被保存到未記賬憑證中。

2.常用的自動轉賬功能

（1）自定義轉賬

自定義轉賬包括自定義轉賬定義和自定義轉賬生成。自定義轉賬定義允許用戶通過自動轉賬功能自定義憑證的所有內(nèi)容，然后用戶可以在此基礎上執(zhí)行轉賬生成。

（2）期間損益結轉

期間損益結轉包括期間損益定義和期間損益生成，期間損益結轉用于在一個會計期間結束時，將損益類科目的余額結轉到本年利潤科目中，從而及時反映企業(yè)利潤的盈虧情況。

用戶應該將所有未記賬憑證審核記賬后，再進行期間損益結轉。在操作時需要設置憑證類別，一般憑證類別為轉賬憑證。執(zhí)行此功能后，一般系統(tǒng)能夠自動搜索和識別需要進行損益結轉的所有科目（即損益類科目），并將它們的期末余額（即發(fā)生凈額）轉到本年利潤科目中。

（二）對賬

對賬是指為保證賬簿記錄正確可靠，對賬簿數(shù)據(jù)進行檢查核對。對賬主要包括總賬和明細賬、總賬和輔助賬、明細賬和輔助賬的核對。為了保證賬證相符、賬賬相符，用戶應該經(jīng)常進行對賬，至少一個月一次，一般可在月末結賬前進行。只有對賬正確，才能進行結賬操作。

（三）月末結賬

1.月末結賬功能

結賬主要包括計算和結轉各賬簿的本期發(fā)生額和期末余額，終止本期的賬務處理工作，并將會計科目余額結轉至下月作為月初余額。結賬每個月只能進行一次。

2.月末結賬操作的控制

結賬工作必須在本月的核算工作都已完成，系統(tǒng)中數(shù)據(jù)狀態(tài)正確的情況下才能進行。因此，結賬工作執(zhí)行時，系統(tǒng)會檢查相關工作的完成情況，主要包括：

（1）檢查本月記賬憑證是否已經(jīng)全部記賬，如有未記賬憑證，則不能結賬；

（2）檢查上月是否已經(jīng)結賬，如上月未結賬，則本月不能結賬；

（3）檢查總賬與明細賬、總賬與輔助賬是否對賬正確，如果對賬不正確則不能結賬；

（4）對會計科目余額進行試算平衡，如試算不平衡將不能結賬；

（5）檢查損益類賬戶是否已經(jīng)結轉到本年利潤，如損益類科目還有余額，則不能結賬；

（6）當其他各模塊也已經(jīng)啟用時，賬務處理模塊必須在其他各模塊都結賬后，才能結賬。

結賬只能由具有結賬權限的人進行。在結賬前，最好進行數(shù)據(jù)備份，一旦結賬后發(fā)現(xiàn)業(yè)務處理有誤，可以利用備份數(shù)據(jù)恢復到結賬前的狀態(tài)。

（責任編輯：xy）

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