通過本節(jié)的學習，要求掌握啟動系統(tǒng)管理、注冊系統(tǒng)管理的方法、建立賬套的方法、增加操作員和設(shè)置操作員權(quán)限的方法。

一、概述

系統(tǒng)管理模塊的主要功能是對軟件的各個子系統(tǒng)進行統(tǒng)一的操作管理和數(shù)據(jù)維護，具體包括一下幾個方面功能：

1.賬套管理。賬套指的是一組相互關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)。系統(tǒng)最多可以建立999套賬。賬套管理包括賬套的建立、修改、引入和輸出等。

2.年度賬管理。每個賬套中可以存放不同年度的會計數(shù)據(jù)。如北京啟明科技公司賬套中可以包括2007年年度賬、2007年年度賬和2009年年度賬。年度賬管理包括年度賬的建立、清空、引入、輸出和結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)等。

3.操作員及其權(quán)限管理。包括設(shè)定或說設(shè)置系統(tǒng)各模塊的操作員和對這些操作員的操作權(quán)限進行分配。體現(xiàn)的內(nèi)部會計控制的原理，不相容的職務(wù)相分離，避免差錯和舞弊。

4. 系統(tǒng)管理流程。啟動系統(tǒng)管理→注冊系統(tǒng)管理→設(shè)置操作員→建立賬套→設(shè)置操作員權(quán)限

二、啟動和注冊系統(tǒng)管理

(一) 啟動系統(tǒng)管理

啟動系統(tǒng)管理可以單擊桌面上的“系統(tǒng)管理”圖標 ，也可以從“開始→所有程序→用友通→Tong2005→系統(tǒng)管理”命令啟動系統(tǒng)管理程序。

(二)注冊系統(tǒng)管理

1.系統(tǒng)允許以兩種身份進入系統(tǒng)管理：系統(tǒng)管理員(Admin)和賬套主管。

2.系統(tǒng)管理員(Admin)負責整個系統(tǒng)的總體控制和維護工作，可以管理該系統(tǒng)中所有的賬套。以系統(tǒng)管理員身份進入后，可以進行賬套的建立、引入和輸出，設(shè)置操作員和賬套主管，設(shè)置和修改操作員的密碼及其權(quán)限等。

3.賬套主管僅負責所負責賬套的維護工作。主要包括對所負責賬套進行修改、對賬套內(nèi)年度賬進行管理以及該賬套操作權(quán)限的設(shè)置等。

【例題5-1】判斷題：系統(tǒng)管理員(Admin)不能對賬套進行修改，但可以建立賬套。( )

正確答案：√

解析：系統(tǒng)管理員負責整個系統(tǒng)的總體控制和維護工作，可以進行賬套的建立、引入和輸出，設(shè)置操作員和賬套主管，設(shè)置和修改操作員的密碼及其權(quán)限等。

【例題5-2】判斷題：系統(tǒng)管理員(Admin)可以設(shè)置和修改所有操作員的權(quán)限，賬套主管僅對所設(shè)置所負責賬套操作員權(quán)限。

正確答案：√

解析：系統(tǒng)管理員(Admin)進入系統(tǒng)管理后，可以設(shè)置和修改操作員的密碼及其權(quán)限;賬套主管僅對所負責賬套進行維護，設(shè)置該賬套操作員的操作權(quán)限。

【例題5-3】多選題：用友財務(wù)軟件允許以( )身份注冊進入系統(tǒng)管理。

A.Admin B.財務(wù)主管 C.賬套主管 D.財務(wù)總監(jiān)

正確答案：AC

解析：系統(tǒng)允許以系統(tǒng)管理員(Admin)和賬套主管兩種身份進入系統(tǒng)管理。

【例題5-4】多選題：下列屬于系統(tǒng)管理員的操作權(quán)限是( )。

A.建立賬套 B.分配操作員權(quán)限 C.設(shè)置賬套主管 D.年度賬結(jié)轉(zhuǎn)

正確答案：ABC

解析：年度賬結(jié)轉(zhuǎn)屬于賬套主管的權(quán)限。

三、建立賬套

賬套管理包括賬套的建立、修改、引入和輸出等功能。賬套建立、賬套引入和輸出只能由系統(tǒng)管理員進行，而賬套的修改只能由賬套主管進行。

建立賬套，就是指使用財務(wù)軟件為本企業(yè)建立一套賬簿文件。首先應(yīng)根據(jù)企業(yè)的具體情況設(shè)置基礎(chǔ)參數(shù)，然后軟件通過這些基礎(chǔ)參數(shù)自動建立一套賬。

首次使用系統(tǒng)時，應(yīng)先進行賬套參數(shù)設(shè)置。主要是進行賬套參數(shù)設(shè)置包括核算單位名稱、所屬行業(yè)、啟用時間、科目編碼規(guī)則等基礎(chǔ)參數(shù)。

(一)設(shè)置賬套信息

1.賬套號：用來輸入新賬套的編號，賬套號為3位，唯一且必須輸入。如“666”

2.賬套名稱：用來輸入新建賬套的名稱，必須輸入。如“北京啟明科技公司”

3.賬套路徑：用來輸入新建賬套將要被放置的路徑。如“C:\Tong2005\Admin”

4.啟用會計期：新設(shè)置賬套被啟用的時間。

5.會計期間：會計期間是指確定會計月份的起始日期和結(jié)賬日期。

(二)設(shè)置單位信息

單位信息用于記錄本單位的基本信息。主要包括單位名稱、單位地址、法人代表、郵政編碼、電話、傳真、電子郵件和稅號等信息。如：單位名稱：北京啟明科技公司;單位簡稱：啟明科技。

(三)確定核算類型

用于記錄本單位的基本核算信息，包括：

1.本位幣代碼：用來輸入新建賬套所用的本位幣的代碼。如：RMB

2.本位幣名稱：用來輸入新建賬套所用的本位幣的名稱，必須輸入。如：人民幣

3.賬套主管：用來輸入新建賬套的主管姓名，必須選擇輸入。(參考前面設(shè)置操作員)

4.企業(yè)類型：系統(tǒng)提供了工業(yè)和商業(yè)兩種類型，必須選擇輸入。

5.行業(yè)性質(zhì)：系統(tǒng)按照所選擇的行業(yè)性質(zhì)預(yù)置科目，必須選擇輸入。

6.是否按行業(yè)預(yù)置科目：如果用戶希望預(yù)置所屬行業(yè)的標準一級科目，則選中該項。

(四)確定基礎(chǔ)信息

如果用戶的存貨、客戶、供應(yīng)商相對較多，通常對它們進行分類核算。如果目前無法確定，則可以待啟動購銷存子系統(tǒng)時再進行設(shè)置。

客戶是否分類：否

供應(yīng)商是否分類：否

存貨是否分類：否

有無外幣核算：有

(五)確定編碼方案

編碼方案是指設(shè)置編碼的級次方案，這里采用群碼方案，這是一種分段組合編碼，每一段有固定的位數(shù)。編碼規(guī)則是指分類編碼共分幾段，每段有幾位。一級至最底層的段數(shù)稱為級次，每級(或每段)的編碼位數(shù)稱為級長。編碼總級長為每級編碼級長之和。

(六)設(shè)置數(shù)據(jù)精度

數(shù)據(jù)精度指定義數(shù)據(jù)的小數(shù)位數(shù)。如果在總賬系統(tǒng)中需要進行數(shù)量核算，可以根據(jù)對數(shù)量、單價等核算精度的不同要求，定義數(shù)量核算的數(shù)量小數(shù)位數(shù)和單價小數(shù)位數(shù)。

(七)系統(tǒng)啟用

在建立賬套時，可選擇啟用的子系統(tǒng)。也可以在賬套建立完成以后，以賬套主管的身份進入系統(tǒng)管理，再根據(jù)需要啟用相應(yīng)的子系統(tǒng)。

【例題5-6】判斷題：賬套號是區(qū)別不同賬套的唯一標識。( )

正確答案：√

解析：賬套號是用來輸入新建賬套的編號，賬套號為3位，賬套號唯一，且必須輸入。

【例題5-7】多選題：建立賬套時需設(shè)置的信息包括( )。

A.設(shè)置賬套信息 B.設(shè)置憑證類別 C.設(shè)置啟用日期 D.輸入期初余額

正確答案：AC

解析：BD選項在系統(tǒng)初始化時設(shè)置。

四、設(shè)置操作員權(quán)限

操作員權(quán)限設(shè)置功能是對已設(shè)置的操作員進行賦權(quán)。只有系統(tǒng)管理員和該賬套的主管有權(quán)進行權(quán)限設(shè)置。

1.操作員權(quán)限的設(shè)置包括增加、修改、刪除操作員的權(quán)限。

2.系統(tǒng)管理員可以指定某賬套的賬套主管，還可以對各個賬套的操作員進行權(quán)限設(shè)置

3.賬套主管只可以對所轄賬套的操作員進行權(quán)限指定。

4.一個賬套可以設(shè)定多個賬套主管。賬套主管自動擁有該賬套的所有權(quán)限。

5.系統(tǒng)管理員或賬套主管可以對非賬套主管的操作員已擁有的權(quán)限進行刪除，所設(shè)置的操作員權(quán)限一旦被引用，就不能修改或刪除。

【例題5-8】判斷題：賬套主管可以對所有賬套的操作員進行權(quán)限指定。( )

答案：×

解析：系統(tǒng)管理員可以指定某賬套的賬套主管，還可以對各個賬套的操作員進行權(quán)限設(shè)置。而賬套主管只可以對所管轄賬套的操作員進行權(quán)限指定。注意兩者的區(qū)別。

(四)設(shè)置供應(yīng)商檔案

如果企業(yè)需要進行往來賬管理，必須將企業(yè)中供應(yīng)商的詳細信息錄入供應(yīng)商檔案。在采購管理等業(yè)務(wù)中，需要處理的供應(yīng)商的檔案資料，應(yīng)先在本功能中設(shè)定，平時如有變動要及時在此進行調(diào)整。

提示：必須先選擇末級分類，然后才能輸入客戶檔案。

(五)設(shè)置外幣及匯率

匯率管理是為外幣核算服務(wù)的。企業(yè)如有外幣業(yè)務(wù)，應(yīng)進行外幣及匯率的設(shè)置。外幣及匯率的設(shè)置僅錄入固定匯率與浮動匯率的數(shù)值，并不決定在制單時究竟是使用固定匯率還是浮動匯率，制單時使用固定匯率還是浮動匯率是由帳簿初始化設(shè)置決定的。

(六)設(shè)置結(jié)算方式

為便于管理和提高銀行對賬的效率，軟件提供了設(shè)置銀行結(jié)算方式的功能，用來建立在經(jīng)營活動中所涉及到的結(jié)算方式。

結(jié)算方式設(shè)置主要包括：結(jié)算方式編碼、結(jié)算方式名稱、票據(jù)管理標志等。票據(jù)管理標志是軟件為輔助出納對銀行結(jié)算票據(jù)而設(shè)置的功能，類似與手工系統(tǒng)中的支票登記簿的管理方式。

【例題5-9】判斷題：輸入客戶檔案時，不用選擇客戶分類，可直接輸入客戶檔案。( )

正確答案：×

解析：輸入客戶檔案時，必須先選擇末級分類，然后才能輸入客戶檔案。

【例題5-10】多選題：設(shè)置基礎(chǔ)檔案時，主要包括的項目有( )。

A.設(shè)置職員檔案 B.設(shè)置客戶檔案 C.設(shè)置供應(yīng)商檔案 D.設(shè)置部門檔案

正確答案：ABCD

解析：此四項均是基礎(chǔ)檔案設(shè)置中比較重要的內(nèi)容。

五、輸入期初余額

在初次使用賬務(wù)處理子系統(tǒng)時，應(yīng)將經(jīng)過整理的手工賬目的期初余額錄入計算機。若企業(yè)是在年初建賬，則輸入的期初余額就是年初余額。若企業(yè)是在年中建賬，則應(yīng)輸入建賬月份的期初余額和年初到此時的借貸方累計發(fā)生額，系統(tǒng)會自動倒算出年初余額。例如，某企業(yè)2000年4月開始啟用總賬系統(tǒng)，那么，應(yīng)將該企業(yè)2000年3月末各科目的期末余額及1-3月的累計發(fā)生額計算出來，準備作為啟用系統(tǒng)的期初數(shù)據(jù)錄入到賬務(wù)處理子系統(tǒng)中，系統(tǒng)將自動計算年初余額;若科目有輔助核算，還應(yīng)整理各輔助項目的期初余額，以便在期初余額中錄入。

期初余額錄入是將手工會計資料錄入到計算機的過程之一。余額和累計發(fā)生額的錄入要從最末級科目開始，上級科目的余額和累計發(fā)生數(shù)據(jù)由系統(tǒng)自動計算。紅字余額應(yīng)輸入負號。

期初余額的錄入分兩部分：總賬期初余額錄入、輔助核算科目期初余額錄入。

(一)總賬期初余額錄入

對于沒有設(shè)置輔助核算的科目可以直接錄入期初余額。

(二)輔助科目期初余額錄入

在錄入期初余額時，對于設(shè)置為輔助核算的科目，系統(tǒng)會自動地為其開設(shè)輔助賬頁。與此相對應(yīng)，在輸入期初余額時，這類科目總賬的期初余額是由輔助賬的期初明細匯總而來地，也就是說不能直接輸入總賬期初數(shù)。

(三)試算平衡

期初余額錄入完畢后，應(yīng)該試算平衡。期初余額試算不平衡，不能記賬，但可以填制憑證;如果已經(jīng)記過賬，則不能再錄入、修改期初余額，也不能執(zhí)行“結(jié)轉(zhuǎn)上年余額”功能。

【例題5-13】判斷題：輸入期初余額時，上級科目的余額和累計發(fā)生數(shù)據(jù)需要手工輸入。( )

正確答案：×

解析：輸入期初余額時，余額和累計發(fā)生額的錄入要從最末級科目開始，上級科目的余額和累計發(fā)生數(shù)據(jù)是由系統(tǒng)自動計算出來的，不需要手工輸入。

【例題5-14】多選題：下列關(guān)于期初余額的描述中，正確的有( )。

A.所有科目都必須輸入期初余額

B.紅字余額應(yīng)輸入負號

C.期初余額試算不平衡，不能記賬，但可以填制憑證

D.如果已經(jīng)記過賬，則還可修改期初余額。

正確答案：BC

解析：并不是所有的科目都輸入期初余額，對于損益類科目一般沒有期初余額。如果已經(jīng)記過賬，則不能再錄入、修改期初余額，也不能執(zhí)行“結(jié)轉(zhuǎn)上年余額”功能。

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（責任編輯：xy）

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