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企業(yè)如何做好合同綜合管理

市場經(jīng)濟(jì)本質(zhì)上是契約經(jīng)濟(jì)。隨著我國市場經(jīng)濟(jì)的不斷成熟，合同在企業(yè)對外經(jīng)濟(jì)交往中越來越重要，合同管理在企業(yè)管理中日益突出。

對合同當(dāng)事人的資信審查合同談判前，首先應(yīng)對其他合同當(dāng)事人的資質(zhì)進(jìn)行審查，包括簽約資格、履約能力、以往的履約信譽等。如果不對其他當(dāng)事人的基本情況進(jìn)行了解，就倉促冒然地簽訂合同，很容易與一些信譽不好、履約能力差的單位發(fā)生經(jīng)濟(jì)關(guān)系，甚至?xí)袭?dāng)受騙，導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)損失，嚴(yán)重影響企業(yè)的正常運轉(zhuǎn)，有時還會引發(fā)企業(yè)的全面虧損和破產(chǎn)。簽約前的資質(zhì)審查十分重要，應(yīng)該引起高度重視，將資質(zhì)審查作為合同管理中一項必不可少的重要工作來做。

資信審查主要看以下幾方面。一是營業(yè)執(zhí)照，一個企業(yè)的營業(yè)執(zhí)照上有該企業(yè)的注冊資金額、法定代表人或負(fù)責(zé)人的姓名、企業(yè)性質(zhì)、企業(yè)地址、經(jīng)營范圍等情況，這些都反映了該企業(yè)的一些基本情況。二是授權(quán)委托書，大多數(shù)合同都是企業(yè)派出的業(yè)務(wù)員承辦的，此時應(yīng)讓業(yè)務(wù)員提供其法定代表人簽發(fā)的授權(quán)委托書原件。三是資產(chǎn)負(fù)債情況，從資產(chǎn)負(fù)債表和損益表中可以了解到該企業(yè)的經(jīng)濟(jì)實力和經(jīng)營狀況，要盡可能選擇有經(jīng)濟(jì)實力、經(jīng)營狀況良好的企業(yè)。四是相關(guān)業(yè)績，可以要求提供客戶評價書，有條件的最好進(jìn)行實地考察。五是特許行業(yè)或特種商品的經(jīng)營許可證、施工資格等級證、通信產(chǎn)品的進(jìn)網(wǎng)許可證等。另外，質(zhì)量體系認(rèn)證書、銀行或稅務(wù)部門出具的信用證書、相關(guān)主要榮譽證書對了解合同當(dāng)事人的資信情況有參考作用，但不是合同當(dāng)事人必須提供的。

對合同文本的審查談合同時，一般各方都希望用本單位草擬的文本為基礎(chǔ)，因為用本單位起草的文本，基本用語條款和格式大多對本單位有利，也較熟悉，談判起來就方便一些，用別的單位文本，往往比較生疏，改動量較大，有時有的單位故意將文本寫得很長，其中設(shè)置文字陷阱，稍不注意就會簽訂不利合同。

合同是各方當(dāng)事人在平等自愿、協(xié)商一致的基礎(chǔ)上商定的，用誰的文本為基礎(chǔ)談判法律沒有規(guī)定，選擇用任何一方的文本作基礎(chǔ)都可以，包括一些政府部門制訂的示范文本，也不是必須使用的，合同當(dāng)事人可以以任何文本為基礎(chǔ)談判，最后形成商定文本。

另外，文本審查應(yīng)特別注意格式合同問題。

格式合同是當(dāng)事人為了重復(fù)使用而預(yù)先擬定，并在訂立合同時未與對方協(xié)商的合同。格式合同往往是一些公用企業(yè)和服務(wù)行業(yè)為了逃避責(zé)任，對廣大消費者提出不平等、歧視性的要求。為了防止格式條款的弊端，《合同法》作了一些具體規(guī)定：采用格式條款訂立合同的，提供格式條款的一方應(yīng)當(dāng)遵循公平原則確定當(dāng)事人之間的權(quán)利和義務(wù)，并采取合理的方式提請對方注意免除或者限制其責(zé)任的條款，按照對方的要求，對該條款予以說明：提供格式條款一方免除自身責(zé)任、加重對方責(zé)任、排除對方主要權(quán)利的，該條款無效。使用格式合同較多的企業(yè)，為避免簽訂無效合同，應(yīng)對一些免除自身責(zé)任、加重對方責(zé)任、排除對方主要權(quán)利的條款作一些醒目注釋，還可對以上條款，在合同文本中用選擇或填空的方式與對方協(xié)商，給對方表達(dá)意愿的機會，這樣經(jīng)過雙方協(xié)商一致，就不屬于格式條款。

簽訂合同的授權(quán)與簽章手續(xù)簽訂合同是一種重要的法律行為，為了保證一個單位對外簽訂合同的合法、統(tǒng)一與高效，各單位都應(yīng)有簽約授權(quán)的管理制度。

授權(quán)委托書中一般應(yīng)有被授權(quán)人的姓名、身份，授權(quán)的事項、授權(quán)的時間和范圍，由法定代表人或負(fù)責(zé)人簽字。授權(quán)委托書的格式由合同綜合管理部門制訂。為了簡化手續(xù)，法定代表人或負(fù)責(zé)人可以一次性將某類合同授權(quán)某人簽訂，而不必就每一個合同單獨授權(quán)。被授權(quán)人必須在授權(quán)的期間和范圍內(nèi)簽訂合同，不得超越授權(quán)委托書確定的期間和范圍，合同綜合管理部門應(yīng)監(jiān)督被授權(quán)人的簽約行為。

企業(yè)要保證簽訂的合同統(tǒng)一合法有效，并得到嚴(yán)格履行，可以通過使用合同專用章這一方式。在合同管理制度中規(guī)定，對外簽訂合同必須統(tǒng)一加蓋合同專用章，只有加蓋合同專用章的合同，企業(yè)才予以認(rèn)可，這樣可避免一些部門和人員加蓋其他公章，對外簽訂合同，也可避免一些人員逃避合同綜合管理部門的監(jiān)督管理。

對合同履行情況的監(jiān)督檢查合同綜合管理部門監(jiān)督檢查合同的履行情況，一般采取重點檢查和抽查的方式。檢查內(nèi)容主要包括三方面，一要看各方是否按合同約定進(jìn)度全面履行合同，督促各方嚴(yán)格履約;二要看履行過程中是否存在合同數(shù)量、工期、設(shè)計等方面的變更情況，如有變更，應(yīng)履行變更簽約手續(xù)，以合同形式明確變更情況;三要看是否存在違約情況，這是監(jiān)督檢查的主要工作。合同當(dāng)事人任何一方違反合同約定的任何一項義務(wù)，都會導(dǎo)致違約情況，其中最多的是工期逾期、質(zhì)量不符合約定。因為處理違約情況涉及大量法律規(guī)定，所以，合同綜合管理部門對此過程應(yīng)重點監(jiān)控。合同履行過程中，當(dāng)事各方的往來函件、通知等文書都具有法律效力，如果發(fā)生糾紛，也是區(qū)分責(zé)任的重要證據(jù)，所以對合同履行每一環(huán)節(jié)形成的書面材料都應(yīng)注意完整保存。

貴在提高責(zé)任心合同綜合管理不僅工作量繁重，而且責(zé)任重大，《刑法》第四百零六條明確規(guī)定，國家機關(guān)工作人員在簽訂、履行合同過程中，因嚴(yán)重不負(fù)責(zé)任被詐騙，致使國家利益遭受重大損失的，處三年以下有期徒刑或者拘役;致使國家利益遭受特別重大損失的，處三年以上七年以下有期徒刑?！缎谭ā芬?guī)定這一罪刑，就是針對國有企業(yè)中負(fù)責(zé)合同管理的工作人員，包括合同綜合管理人員。

作為合同綜合管理人員，應(yīng)認(rèn)識到本職工作的重要責(zé)任，不斷學(xué)習(xí)相關(guān)知識，把好合同管理的每個環(huán)節(jié)，全面履行合同管理職責(zé)，以維護(hù)企業(yè)利益，促進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展。

現(xiàn)代企業(yè)中的合同管理

市場經(jīng)濟(jì)是法治經(jīng)濟(jì)、契約經(jīng)濟(jì)，合同是商品經(jīng)濟(jì)的產(chǎn)物，是商品交換的法律表現(xiàn)形式?，F(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)濟(jì)往來，主要是通過合同形式進(jìn)行的，所以，合同管理作為現(xiàn)代企業(yè)法律顧問制度的重要內(nèi)容之一，能否實施有效管理把好合同關(guān)，是現(xiàn)化企業(yè)經(jīng)營管理成敗的一個重要因素。

一、現(xiàn)代企業(yè)的合同管理機構(gòu)和管理模式

首先，合同立由企業(yè)法律顧問部門管理。在市場經(jīng)濟(jì)條件下，企業(yè)為實現(xiàn)一定的經(jīng)濟(jì)目的，明確相互權(quán)利義務(wù)關(guān)系而簽訂的合同是民事合同，企業(yè)通過合同所確立的民事關(guān)系，是—種受法律保護(hù)的民事法律關(guān)系‘，所以通過簽訂合同建立民事法律關(guān)系的行為是一種民事法律行為。由此可見，由于合同本身的特征，決定了合同不同于企業(yè)內(nèi)部的生產(chǎn)人事、財務(wù)等管理工作，已超越了企業(yè)自身的界限，使之成為一種受法律規(guī)范和調(diào)整的社會關(guān)系，涉及大量的法律專業(yè)問題，所以合同應(yīng)由企業(yè)法律顧問部門管理。

其次，合同管理應(yīng)采取企業(yè)法律顧問部門統(tǒng)一歸口管理和各業(yè)務(wù)部門、各單位分口管理的模式。法律顧問部門作為企業(yè)合同的統(tǒng)一管理部門，對企業(yè)合同的簽訂和履行負(fù)有監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)的職責(zé)。具體操作上，對合同實行分級、劃塊管理，各業(yè)務(wù)部門(主要有供銷、基建、技改等)和所屬各單位(主要有各個分公司、駐外機構(gòu))作為臺同二級管理單位，負(fù)責(zé)本部門、本單位的合同簽訂和履行，并向法律顧問部門定期匯報有關(guān)合同的執(zhí)行情況。這樣。企業(yè)和所屬各部門、各單位對合同的管理做到機構(gòu)、人員、制度三落實，形成完善的合同管理體系。

二、合同管理的具體內(nèi)容合同關(guān)系

自始至終是一種法律關(guān)系，所以現(xiàn)代企業(yè)的合同管理也應(yīng)當(dāng)是自始至終的全過程的、全方位的管理。根據(jù)多年來我國企業(yè)的合同管理實踐，合同管理應(yīng)做好如下幾項工作：

1、建立健全規(guī)章制度。要使合同管理規(guī)范化、科學(xué)化、法律化，首先要從完善制度人手，制定切實可行的合同管理制度，使管理工作有章可循。合同管理制度的主要內(nèi)容應(yīng)包括：合同的歸口管理，合同資信調(diào)查、簽訂、審批、會簽、審查、登記、備案，法人授權(quán)委托辦法，合同示范文本管理，合同專用章管理，合同履行與糾分處理，合同定期統(tǒng)計與考核檢查，合同管理人員培訓(xùn)，合同管理獎懲與掛鉤考核等。企業(yè)通過建立合同管理制度，做到管理層次清楚、職責(zé)明確、程序規(guī)范，從而使合同的簽訂、履行、考核、糾紛處理都處于有效的控制狀態(tài)。

2、加強合同管理人員的培訓(xùn)教育。合同管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低，直接影響著合同管理的質(zhì)量。通過學(xué)習(xí)培訓(xùn)，使合同管理人員掌握合同法律知識和簽約技巧，堅持持證上崗和年檢考核制度，這不但增強了合同管理人員的責(zé)任感，也提高了合同法律意識。

3、重大合同審查管理。企業(yè)重大合同主要有：中外合資合作合同、企業(yè)購并合同、聯(lián)營合同，獨家代理協(xié)議、重大技術(shù)改進(jìn)或技術(shù)引進(jìn)合同、涉及擔(dān)保的合同、房地產(chǎn)開發(fā)與交易合同等。把這些對企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動和經(jīng)濟(jì)效益影響大的合同挑出來，做為合同的重點管理對象，從合同的項目論證、對方當(dāng)事資信調(diào)查、合同談判、文本起草、修改、簽約、履行或變更解除、糾紛處理的全過程，都由法律顧問部門參與，嚴(yán)格管理和控制，預(yù)防合同糾紛的發(fā)生，有效維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益。

4、履行監(jiān)督和結(jié)算管理。簽約的目的主要是保障合同的及時有效履行，防止違約行為的發(fā)生，所以;企業(yè)法律顧。問對合同的履行進(jìn)行監(jiān)督是十分必要的。通過監(jiān)督可以知道企業(yè)各類合同的履行情況，及時發(fā)現(xiàn)影響履行的原因，以便隨時向各部門反饋，排除阻礙，防止違約的發(fā)生。另外，合同結(jié)算是合同履行的主要環(huán)節(jié)和內(nèi)容，法律顧問部門同財務(wù)部門密切配合;把好合同的結(jié)算關(guān)至關(guān)重要，這既是對合同簽訂的審查，也是對合同履行的監(jiān)督，具體可采取或制定貸款支付復(fù)核程序，實施有效的管理。

5、違約糾紛的及時處理。合同關(guān)系是一種法律關(guān)系，違約行為是一種違法行為，要承擔(dān)支付違約金、賠償損失或強制履行等法律后果。法律顧問部門審查合同時選擇合適的違約條款和糾紛處理條款顯得很重要，一旦發(fā)生違約情形，法律顧問要區(qū)別情況，及時采用協(xié)商，仲裁或訴訟等方式，積極維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益，減少企業(yè)的經(jīng)濟(jì)損失。

合同管理是：企業(yè)法律顧問事務(wù)中的一項重要工作，它不再是簡單的要約、承諾、簽約等內(nèi)容;：而是一種全過程、全方位、科學(xué)的管理，現(xiàn)代企業(yè)若能對合同實施有效管理，將為企業(yè)管理水平和經(jīng)濟(jì)效益的提高產(chǎn)生巨大的推動力。

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