三、記賬憑證

(一)記賬憑證的基本內(nèi)容

記賬憑證作為登記賬簿的依據(jù)，因其所反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容不同、各單位規(guī)模大小及其對(duì)會(huì)計(jì)核算繁簡(jiǎn)程度的要求不同，其格式亦有所不同。但為了滿足記賬的基本要求，記賬憑證應(yīng)具備以下基本內(nèi)容或要素：

1.記賬憑證的名稱，如“收款憑證”、“付款憑證”、“轉(zhuǎn)賬憑證”;

2.填制記賬憑證的日期;

3.記賬憑證的編號(hào);

4.經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容摘要;

5.經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)所涉及的會(huì)計(jì)科目(包括一級(jí)科目、二級(jí)或明細(xì)科目)及其記賬方向;

6.經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的金額;

7.記賬標(biāo)記;

8.所附原始憑證張數(shù);

9.會(huì)計(jì)主管、記賬、審核、出納、制單等有關(guān)人員簽章。

(二)記賬憑證的種類

1.按內(nèi)容分類

記賬憑證按其所反映的經(jīng)濟(jì)內(nèi)容不同，一般分為收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證。

(1)收款憑證。是指用于記錄現(xiàn)金和銀行存款收款業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)憑證。收款憑證根據(jù)有關(guān)現(xiàn)金和銀行存款收入業(yè)務(wù)的原始憑證填制，是登記現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬以及有關(guān)明細(xì)賬和總賬等賬簿的依據(jù)，也是出納人員收訖款項(xiàng)的依據(jù)。如表1—7所示。

(2)付款憑證。是指用于記錄現(xiàn)金和銀行存款付款業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)憑證。付款憑證根據(jù)有關(guān)現(xiàn)金和銀行存款支付業(yè)務(wù)的原始憑證填制，是登記現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬以及有關(guān)明細(xì)賬和總賬等賬簿的依據(jù)，也是出納人員支付款項(xiàng)的依據(jù)。如表1—8所示。

(3)轉(zhuǎn)賬憑證。是指用于記錄不涉及現(xiàn)金和銀行存款業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)憑證。轉(zhuǎn)賬憑證根據(jù)有關(guān)轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)的原始憑證填制，是登記有關(guān)明細(xì)賬和總賬等賬簿的依據(jù)。如表1—9所示。

收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證的劃分，有利于區(qū)別不同經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行分類管理，有利于經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的檢查，但工作量較大，適用于規(guī)模較大、收付款業(yè)務(wù)較多的單位。對(duì)于經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)較簡(jiǎn)單、規(guī)模較小、收付款業(yè)務(wù)較少的單位，還可采用通用記賬憑證來(lái)記錄所有經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。這時(shí)，記賬憑證不再區(qū)分收款、付款及轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)，而將所有經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)統(tǒng)一編號(hào)，在同一格式的憑證中進(jìn)行記錄。通用記賬憑證的格式與轉(zhuǎn)賬憑證基本相同。

2.按照填列方式分類

記賬憑證按照填列方式的不同，又可分為復(fù)式記賬憑證、單式記賬憑證和匯總記賬憑證。

(1)復(fù)式記賬憑證。是將每一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)所涉及的全部會(huì)計(jì)科目及其發(fā)生額均在同一張記賬憑證中反映的一種憑證。它是實(shí)際工作中應(yīng)用最普遍的記賬憑證。上述收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證以及通用記賬憑證均為復(fù)式記賬憑證。復(fù)式記賬憑證全面反映了經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬戶對(duì)應(yīng)關(guān)系，有利于檢查會(huì)計(jì)分錄的正確性，但不便于會(huì)計(jì)崗位上的分工記賬。

(2)單式記賬憑證。是指每一張記賬憑證只填列經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)所涉及的一個(gè)會(huì)計(jì)科目及其金額的記賬憑證。填列借方科目的稱為借項(xiàng)憑證，填列貸方科目的稱為貸項(xiàng)憑證。某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)涉及到幾個(gè)會(huì)計(jì)科目，就編制幾張單式記賬憑證。單式記賬憑證反映內(nèi)容單一，便于分工記賬，便于按會(huì)計(jì)科目匯總，但一張憑證不能反映每一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的全貌，不便于檢驗(yàn)會(huì)計(jì)分錄的正確性。

由于單式記賬憑證的使用范圍較窄，以下不再作專門介紹。

(3)匯總記賬憑證。是將許多同類記賬憑證逐日或定期(3天、5天、10天等)加以匯總后填制的憑證。如將收款憑證、付款憑證或轉(zhuǎn)賬憑證按一定的時(shí)間間隔分別匯總，編制匯總收款憑證、匯總付款憑證或匯總轉(zhuǎn)賬憑證;又如，將一段時(shí)間的記賬憑證按相同會(huì)計(jì)科目的借方和貸方分別匯總，編制記賬憑證匯總表，等等。

(三)記賬憑證的編制

1.收款憑證的編制。該憑證左上角的“借方科目”按收款的性質(zhì)填寫“現(xiàn)金”或“銀行存款”;日期填寫的是編制本憑證的日期;右上角填寫編制收款憑證的順序號(hào);“摘要”填寫對(duì)所記錄的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的簡(jiǎn)要說(shuō)明;“貸方科目”填寫與收入現(xiàn)金或銀行存款相對(duì)應(yīng)的會(huì)計(jì)科目;“記賬”是指該憑證已登記賬簿的標(biāo)記，防止經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)重記或漏記;“金額”是指該項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生額;該憑證右邊“附件××張”是指本記賬憑證所附原始憑證的張數(shù);最下邊分別由有關(guān)人員簽章，以明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任。

2.付款憑證的編制。付款憑證的編制方法與收款憑證基本相同，只是左上角由“借方科目”換為“貸方科目”，憑證中間的“貸方科目”換為“借方科目”。

對(duì)于涉及“庫(kù)存現(xiàn)金”和“銀行存款”之間的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，如將現(xiàn)金存人銀行或從銀行提取現(xiàn)金，為了避免重復(fù)記賬，一般只編制付款憑證，不編收款憑證。出納人員應(yīng)根據(jù)會(huì)計(jì)人員審核無(wú)誤的收款憑證和付款憑證辦理收付款業(yè)務(wù)。

3.轉(zhuǎn)賬憑證的編制。該憑證將經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)中所涉及全部會(huì)計(jì)科目，按照先借后貸的順序記入“會(huì)計(jì)科目”欄中的“一級(jí)科目”和“二級(jí)或明細(xì)科目”，并按應(yīng)借、應(yīng)貸方向分別記入“借方金額”或“貸方金額”欄。其他項(xiàng)目的填列與收、付款憑證相同。

4.通用憑證的編制。該憑證的編制與轉(zhuǎn)賬憑證基本相同。所不同的是，在憑證的編號(hào)上，采用按照發(fā)生經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的先后順序編號(hào)的方法。對(duì)于一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)涉及兩張以上記賬憑證時(shí)，可以采取分?jǐn)?shù)編號(hào)法。

5.科目匯總表的編制。首先，根據(jù)分錄憑證編制“T”形賬戶，將本期各會(huì)計(jì)科目的發(fā)生額一一記入有關(guān)“T”形賬戶;然后計(jì)算各個(gè)賬戶的本期借方發(fā)生額與貸方發(fā)生額合計(jì)數(shù);最后將此發(fā)生額合計(jì)數(shù)填入科目匯總表中與有關(guān)科目相對(duì)應(yīng)的“本期發(fā)生額”欄，并將所有會(huì)計(jì)科目本期借方發(fā)生額與貸方發(fā)生額進(jìn)行合計(jì)，借貸相等后，一般說(shuō)明無(wú)誤，可用以登記總賬。

需要指出的是，編制記賬憑證時(shí)應(yīng)當(dāng)對(duì)記賬憑證連續(xù)編號(hào)，以分清會(huì)計(jì)事項(xiàng)處理的先后順序，便于記賬憑證與會(huì)計(jì)賬簿核對(duì)，確保記賬憑證完整無(wú)缺。

(四)記賬憑證的審核

為了保證會(huì)計(jì)信息的質(zhì)量，在記賬之前應(yīng)由有關(guān)稽核人員對(duì)記賬憑證進(jìn)行嚴(yán)格的審核。其審核的主要內(nèi)容是：

1.內(nèi)容是否真實(shí)。審核記賬憑證是否有原始憑證為依據(jù)，所附原始憑證的內(nèi)容與記賬憑證的內(nèi)容是否一致，記賬憑證匯總表的內(nèi)容與其所依據(jù)的記賬憑證的內(nèi)容是否一致等。

2.項(xiàng)目是否齊全。審核記賬憑證各項(xiàng)目的填寫是否齊全，如日期、憑證編號(hào)、摘要、會(huì)計(jì)科目、金額、所附原始憑證張數(shù)及有關(guān)人員簽章等。

3.科目是否正確。審核記賬憑證的應(yīng)借、應(yīng)貸科目是否正確，是否有明確的賬戶對(duì)應(yīng)關(guān)系，所使用的會(huì)計(jì)科目是否符合國(guó)家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度的規(guī)定等。

4.金額是否正確。審核記賬憑證所記錄的金額與原始憑證的有關(guān)金額是否一致，計(jì)算是否正確，記賬憑證匯總表的金額與記賬憑證的金額合計(jì)是否相符等。

5.書寫是否正確。審核記賬憑證中的記錄是否文字工整、數(shù)字清晰，是否按規(guī)定進(jìn)行更正等。

此外，出納人員在辦理收款或付款業(yè)務(wù)后，應(yīng)在憑證上加蓋“收訖”或“付訖”的戳記，以避免重收重付。

四、會(huì)計(jì)憑證的傳遞與保管

(一)會(huì)計(jì)憑證的傳遞

會(huì)計(jì)憑證的傳遞是指從會(huì)計(jì)憑證的取得或填制時(shí)起至歸檔保管過(guò)程中，在單位內(nèi)部有關(guān)部門和人員之間的傳送程序。會(huì)計(jì)憑證的傳遞是會(huì)計(jì)核算得以正常、有效進(jìn)行的前提。會(huì)計(jì)憑證的傳遞，要求能夠滿足內(nèi)部控制制度的要求，使傳遞程序合理有效，同時(shí)盡量節(jié)約傳遞時(shí)間，減少傳遞的工作量。

企業(yè)生產(chǎn)組織特點(diǎn)、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容和管理要求不同，會(huì)計(jì)憑證的傳遞也有所不同。為此，企業(yè)應(yīng)根據(jù)具體情況制定每一種憑證的傳遞程序和方法。例如，收料單的傳遞中應(yīng)規(guī)定：材料到達(dá)企業(yè)后多長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)驗(yàn)收入庫(kù)，收料單由誰(shuí)填制，一式幾聯(lián)，各聯(lián)次的用途是什么，何時(shí)傳遞到會(huì)計(jì)部門，會(huì)計(jì)部門由誰(shuí)負(fù)責(zé)收料單的審核工作，由誰(shuí)據(jù)以編制記賬憑證、登記賬簿、整理歸檔等。會(huì)計(jì)憑證的傳遞是否科學(xué)、嚴(yán)密、有效，對(duì)于加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部管理、提高會(huì)計(jì)信息的質(zhì)量具有重要的影響。

(二)會(huì)計(jì)憑證的保管

會(huì)計(jì)憑證的保管是指會(huì)計(jì)憑證記賬后的整理、裝訂、歸檔和存查工作。會(huì)計(jì)憑證作為記賬的依據(jù)，是重要的會(huì)計(jì)檔案和經(jīng)濟(jì)資料。本單位以及有關(guān)部門、單位，可能因各種需要查閱會(huì)計(jì)憑證，特別是發(fā)生貪污、盜竊、違法亂紀(jì)行為時(shí)，會(huì)計(jì)憑證還是依法處理的有效證據(jù)。因此，任何單位在完成經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)手續(xù)和記賬之后，必須將會(huì)計(jì)憑證按規(guī)定的立卷歸檔制度形成會(huì)計(jì)檔案資料，妥善保管，防止丟失，不得任意銷毀，以便日后隨時(shí)查閱。

對(duì)會(huì)計(jì)憑證的保管，既要做到完整無(wú)缺，又要便于翻閱查找。其主要要求有：

1.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)定期裝訂成冊(cè)，防止散失。會(huì)計(jì)部門在依據(jù)會(huì)計(jì)憑證記賬以后，應(yīng)定期(每天、每旬或每月)對(duì)各種會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行分類整理，將各種記賬憑證按照編號(hào)順序，連同所附的原始憑證一起加具封面、封底，裝訂成冊(cè)，并在裝訂線上加貼封簽由裝訂人員在裝訂線封簽處簽名或蓋章。

從外單位取得的原始憑證遺失時(shí)，應(yīng)取得原簽發(fā)單位蓋有公章的證明，并注明原始憑證的號(hào)碼、金額、內(nèi)容等，由經(jīng)辦單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員和單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，才能代作原始憑證。若確實(shí)無(wú)法取得證明的，如車票丟失，則應(yīng)由當(dāng)事人寫明詳細(xì)情況，由經(jīng)辦單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員和單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，代作原始憑證。

2.會(huì)計(jì)憑證封面應(yīng)注明單位名稱、憑證種類、憑證張數(shù)、起止號(hào)數(shù)、年度、月份、會(huì)計(jì)主管人員、裝訂人員等有關(guān)事項(xiàng)，會(huì)計(jì)主管人員和保管人員應(yīng)在封面上簽章。會(huì)計(jì)憑證封面的一般格式如表1—10所示。

3.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)加貼封條，防止抽換憑證。原始憑證不得外借，其他單位如有特殊原因確實(shí)需要使用時(shí)，經(jīng)本單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員批準(zhǔn)，可以復(fù)制。

向外單位提供的原始憑證復(fù)制件，應(yīng)在專設(shè)的登記簿上登記，并由提供人員和收取人員共同簽名、蓋章。

4.原始憑證較多時(shí)，可單獨(dú)裝訂，但應(yīng)在憑證封面注明所屬記賬憑證的日期、編號(hào)和種類，同時(shí)在所屬的記賬憑證上應(yīng)注明“附件另訂”及原始憑證的名稱和編號(hào)，以便查閱。對(duì)各種重要的原始憑證，如押金收據(jù)、提貨單等，以及各種需要隨時(shí)查閱和退回的單據(jù)，應(yīng)另編目錄，單獨(dú)保管，并在有關(guān)的記賬憑證和原始憑證上分別注明日期和編號(hào)。

5.每年裝訂成冊(cè)的會(huì)計(jì)憑證，在年度終了時(shí)可暫由單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿后應(yīng)當(dāng)移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管;未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。

6.嚴(yán)格遵守會(huì)計(jì)憑證的保管期限要求，期滿前不得任意銷毀。

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