二、原始憑證

(一)原始憑證的基本內(nèi)容

由于經(jīng)濟業(yè)務的種類和內(nèi)容不同，經(jīng)營管理的要求不同，原始憑證的格式和內(nèi)容也干差萬別。但無論何種原始憑證，都必須做到所載明的經(jīng)濟業(yè)務清晰，經(jīng)濟責任明確，一般應具備以下基本內(nèi)容(也稱為原始憑證要素)：

1.原始憑證名稱;

2.填制原始憑證的日期;

3.接受原始憑證單位名稱;

4.經(jīng)濟業(yè)務內(nèi)容(含數(shù)量、單價、金額等);

5.填制單位簽章;

6.有關人員簽章;

7.憑證附件。

實際工作中，根據(jù)經(jīng)營管理和特殊業(yè)務的需要，除上述基本內(nèi)容外，可以增加必要的內(nèi)容。對于不同單位經(jīng)常發(fā)生的共同性經(jīng)濟業(yè)務，有關部門可以制定統(tǒng)一的憑證格式。如人民銀行統(tǒng)一制定的銀行轉(zhuǎn)賬結(jié)算憑證，標明了結(jié)算雙方單位名稱、賬號等內(nèi)容;鐵道部統(tǒng)一制定的鐵路運單，標明了發(fā)貨單位、收貨單位、提貨方式等內(nèi)容。

(二)原始憑證的種類

1.原始憑證按照來源不同，分為外來原始憑證和自制原始憑證。

(1)外來原始憑證。它是指在經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生或完成時，從其他單位或個人直接取得的原始憑證，如購買貨物取得的增值稅專用發(fā)票、對外單位支付款項時取得的收據(jù)、職工出差取得的飛機票、火車票等。如表1—2、表1—3所示。

(2)自制原始憑證。它是指由本單位內(nèi)部經(jīng)辦業(yè)務的部門和人員，在執(zhí)行或完成某項經(jīng)濟業(yè)務時填制的、僅供本單位內(nèi)部使用的原始憑證，如收料單、領料單、限額領料單、產(chǎn)品入庫單、產(chǎn)品出庫單、借款單、工資發(fā)放明細表、折舊計算表等。如表1—4、表1—5所示。

2.原始憑證按照填制手續(xù)及內(nèi)容不同，分為一次憑證、累計憑證和匯總憑證。

(1)一次憑證。它是指一次填制完成、只記錄一筆經(jīng)濟業(yè)務的原始憑證，如收據(jù)、領料單、收料單、發(fā)貨票、借款單、銀行結(jié)算憑證等。一次性憑證是一次有效的憑證。

(2)累計憑證。它是指在一定時期內(nèi)多次記錄發(fā)生的同類型經(jīng)濟業(yè)務的原始憑證。其特點是，在一張憑證內(nèi)可以連續(xù)登記相同性質(zhì)的經(jīng)濟業(yè)務，隨時結(jié)出累計數(shù)及結(jié)余數(shù)，并按照費用限額進行費用控制，期末按實際發(fā)生額記賬。累計憑證是多次有效的原始憑證。具有代表性的累計憑證是限額領料單。

(3)匯總憑證。它是指對一定時期內(nèi)反映經(jīng)濟業(yè)務內(nèi)容相同的若干張原始憑證，按照一定標準綜合填制的原始憑證。匯總原始憑證合并了同類型經(jīng)濟業(yè)務，簡化了記賬工作量。

常用的匯總原始憑證有：發(fā)出材料匯總表(如表1—6所示)、工資結(jié)算匯總表、差旅費報銷單等。

3.原始憑證按照格式不同，分為通用憑證和專用憑證。

(1)通用憑證。它是指由有關部門統(tǒng)一印制、在一定范圍內(nèi)使用的具有統(tǒng)一格式和使用方法的原始憑證。通用憑證的使用范圍，因制作部門不同而異。可以是某一地區(qū)、某一行業(yè)，也可以是全國通用。如某省(市)印制的發(fā)貨票、收據(jù)等，在該省(市)通用;由人民銀行制作的銀行轉(zhuǎn)賬結(jié)算憑證，在全國通用等。

(2)專用憑證。它是指由單位自行印制、僅在本單位內(nèi)部使用的原始憑證。如領料單、差旅費報銷單、折舊計算表、工資費用分配表等。

4.原始憑證按照經(jīng)濟業(yè)務的類別不同，分為以下六類：

(1)款項收付業(yè)務憑證。是指記錄現(xiàn)金和銀行存款收付增減等業(yè)務的原始憑證。這類憑證既有外來的，也有自制的，但多為一次性憑證，如現(xiàn)金借據(jù)、現(xiàn)金收據(jù)、領款單、零星購物發(fā)票、車船機票、醫(yī)藥費單據(jù)、銀行支票、付款委托書、托收承付結(jié)算憑證等。

(2)出入庫業(yè)務憑證。是指記錄材料、產(chǎn)成品出入庫等情況的原始憑證。這類憑證可以是一次性憑證，也可以是累計憑證，如入庫單、領料單、提貨單等。

(3)成本費用憑證。是指記錄產(chǎn)品生產(chǎn)費用的發(fā)生和分配情況的原始憑證。這類憑證大都是內(nèi)部自制憑證，如工資單、工資費用匯總表、折舊費用分配表、制造費用分配表、產(chǎn)品成本計算單等。

(4)購銷業(yè)務憑證。是指記錄材料物品采購或勞務供應、產(chǎn)成品(商品)或勞務銷售情況的原始憑證，前者為外來的憑證，后者為自制的憑證，如提貨單、發(fā)貨單、交款單、運費單據(jù)等。

(5)固定資產(chǎn)業(yè)務憑證。是指記錄固定資產(chǎn)購置、調(diào)撥、報廢和盤盈、盤虧業(yè)務的原始憑證，如固定資產(chǎn)調(diào)撥單、固定資產(chǎn)移交清冊、固定資產(chǎn)報廢單和盤盈、盤虧報告單等。

(6)轉(zhuǎn)賬業(yè)務憑證。是指會計期間終了，為了結(jié)平收入和支出等賬戶，計算并結(jié)轉(zhuǎn)成本、利潤等，由會計人員根據(jù)會計賬簿記錄整理制作的原始憑證。這類憑證一般無固定格式，但需要注明制證人并由會計主管簽章。

(三)原始憑證的填制要求

原始憑證是編制記賬憑證的依據(jù)，是會計核算最基礎的原始資料。要保證會計核算工作的質(zhì)量，必須從保證原始憑證的質(zhì)量做起，正確填制原始憑證。具體地說，原始憑證的填制必須符合下列要求：

1.記錄要真實。原始憑證所填列的經(jīng)濟業(yè)務內(nèi)容和數(shù)字，必須真實可靠，符合實際情況。

2.內(nèi)容要完整。原始憑證所要求填列的項目必須逐項填列齊全，不得遺漏和省略。需要注意的是，年、月、日要按照填制原始憑證的實際日期填寫;名稱要齊全，不能簡化;品名或用途要填寫明確，不能含糊不清;有關人員的簽章必須齊全。

3.手續(xù)要完備。單位自制的原始憑證必須有經(jīng)辦單位領導人或者其他指定的人員簽名蓋章;對外開出的原始憑證必須加蓋本單位公章等;從外部取得的原始憑證，必須蓋有添置單位的公章;從個人取得的原始憑證，必須有填制人員的簽名蓋章?？傊?，取得的原始憑證必須符合手續(xù)完備的要求，以明確經(jīng)濟責任，確保憑證的合法性、真實性。

4.書寫要清楚、規(guī)范。原始憑證要按規(guī)定填寫，文字要簡明，字跡要清楚，易于辨認，不得使用未經(jīng)國務院公布的簡化漢字。大小寫金額必須符合且填寫規(guī)范，小寫金額用阿拉伯數(shù)字逐個書寫，不得寫連筆字，在金額前要填寫人民幣符號“￥”，人民幣符號“￥”與阿拉伯數(shù)字之間不得留有空白，金額數(shù)字一律填寫到角分，無角分的，寫“00”或符號“-”，有角分的，分位寫“0”，不得用符號“—”;大寫金額用漢字壹、貳、叁、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾、佰、仟、萬、億、元、角、分、零、整等，一律用正楷或行書字書寫，大寫金額前未印有“人民幣”字樣的，應加寫“人民幣”三個字，“人民幣”字樣和大寫金額之間不得留有空白，大寫金額到元或角為止的，后面要寫“整”或“正”字，有分的，不寫“整”或“正”字。如小寫金額為￥1008.00，大寫金額應寫成“壹仟零捌元整”。

5.編號要連續(xù)。各種憑證要連續(xù)編號，以便考查。如果憑證已預先印定編號，如發(fā)票、支票等重要憑證，在寫壞作廢時，應加蓋“作廢”戳記，妥善保管，不得撕毀。

6.不得涂改、刮擦、挖補。原始憑證有錯誤的，應當由出具單位重開或更正，更正處應當加蓋出具單位印章。原始憑證金額有錯誤的，應當由出具單位重開，不得在原始憑證上更正

7.填制要及時。各種原始憑證一定要及時填寫，并按規(guī)定的程序及時送交會計機構(gòu)、會計人員進行審核

(四)原始憑證的審核

為了如實反映經(jīng)濟業(yè)務的發(fā)生和完成情況，充分發(fā)揮會計的監(jiān)督職能，保證會計信息的真實性、可靠性和正確性，會計機構(gòu)、會計人員必須對原始憑證進行嚴格審核。具體包括：

1.審核原始憑證的真實性。原始憑證作為會計信息的基本信息源，其真實性對會計信息的質(zhì)量具有至關重要的影響。其真實性的審核包括憑證日期是否真實、業(yè)務內(nèi)容是否真實、數(shù)據(jù)是否真實等內(nèi)容的審查。對外來原始憑證，必須有填制單位公章和填制人員簽章;對自制原始憑證，必須有經(jīng)辦部門和經(jīng)辦人員的簽名或蓋章。此外，對通用原始憑證，還應審核憑證本身的真實性，以防假冒。

2.審核原始憑證的合法性。審核原始憑證所記錄經(jīng)濟業(yè)務是否有違反國家法律法規(guī)的情況，是否履行了規(guī)定的憑證傳遞和審核程序，是否有貪污腐化等行為。

3.審核原始憑證的合理性。審核原始憑證所記錄經(jīng)濟業(yè)務是否符合企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的需要、是否符合有關的計劃和預算等。

4.審核原始憑證的完整性。審核原始憑證各項基本要素是否齊全，是否有漏項情況，日期是否完整，數(shù)字是否清晰，文字是否工整，有關人員簽章是否齊全，憑證聯(lián)次是否正確等。

5.審核原始憑證的正確性。審核原始憑證各項金額的計算及填寫是否正確，包括：阿拉伯數(shù)字分位填寫，不得連寫;小寫金額前要標明“￥”字樣，中間不能留有空位;大寫金額前要加“人民幣”字樣，大寫金額與小寫金額要相符;憑證中有書寫錯誤的，應采用正確的方法更正，不能采用涂改、刮擦、挖補等不正確方法。

6.審核原始憑證的及時性。原始憑證的及時性是保證會計信息及時性的基礎。

為此，要求在經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生或完成時及時填制有關原始憑證，及時進行憑證的傳遞。

審核時應注意審查憑證的填制日期，尤其是支票、銀行匯票、銀行本票等時效性較強的原始憑證，更應仔細驗證其簽發(fā)日期。

原始憑證的審核是一項十分重要、嚴肅的工作，經(jīng)審核的原始憑證應根據(jù)不同情況處理：

1.對于完全符合要求的原始憑證，應及時據(jù)以編制記賬憑證入賬。

2.對于真實、合法、合理但內(nèi)容不夠完整、填寫有錯誤的原始憑證，應退回給有關經(jīng)辦人員，由其負責將有關憑證補充完整、更正錯誤或重開后，再辦理正式會計手續(xù)。

3.對于不真實、不合法的原始憑證，會計機構(gòu)、會計人員有權(quán)不予接受，并向單位負責人報告。

（責任編輯：xll）

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