一、公文寫(xiě)作前的準(zhǔn)備

1.明確行文目的要求

機(jī)關(guān)制發(fā)公文，每件都有特定的目的與要求，行文目的與要求是確定公文主題、收集材料、選擇文種的重要依據(jù)，一般由機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)核心確定，而后向撰文者授意，撰文者據(jù)此進(jìn)行寫(xiě)作。

2.確定主題

公文的主題即公文的中心思想，是作者說(shuō)明事物、匯報(bào)工作、闡明政策所表述的基本觀點(diǎn)與主張。

呈請(qǐng)事項(xiàng)、布置工作、發(fā)布通知時(shí)，公文的主題應(yīng)有領(lǐng)導(dǎo)人決定;調(diào)查報(bào)告一類(lèi)的主題，則是在調(diào)查研究的過(guò)程中提煉與明確的。

3.選擇文種

選擇文種的依據(jù)是:

第一，遵循國(guó)家關(guān)于公文處理法規(guī)中有關(guān)文種的規(guī)定，從中選擇適宜的文種。

第二，依據(jù)作者與受文者之間的工作關(guān)系選用相應(yīng)的文種。

第三，依據(jù)制發(fā)機(jī)關(guān)的職責(zé)地位選用恰當(dāng)?shù)奈姆N。

第四，依據(jù)行文方式選擇文種。

4.調(diào)查研究收集材料

材料是公文寫(xiě)作的基礎(chǔ)，在明確行文目的、選好文種之后，就應(yīng)進(jìn)行調(diào)查研究占有材料。調(diào)查研究可以綜合運(yùn)用會(huì)議調(diào)查、訪問(wèn)調(diào)查、統(tǒng)計(jì)調(diào)查、文獻(xiàn)調(diào)查等方式。

5.選擇表達(dá)方式

公文一般兼用敘述、說(shuō)明、議論三種表達(dá)方式，由于文種不同，表達(dá)方式在寫(xiě)作前，應(yīng)依據(jù)公文性質(zhì)及行文目的確定表達(dá)方式。

二、撰擬文稿

1.安排結(jié)構(gòu)

第一，確定公文的組成。公文組成必須完整，除了必須具備的基本組成部分外要依據(jù)特殊需要選取其他組成部分。

第二，確定正文的表述次序。合理安排表述次序，使公文內(nèi)容緊湊有序，綱目銜接緊密。不同文種，其排列形式不盡相同。陳述性公文要依據(jù)工作活動(dòng)的發(fā)展變化外，規(guī)范性公文用章節(jié)條款的形式安裝。

第三，安排層次、段落間的銜接與轉(zhuǎn)換。為使公文的段落之間相互連接，前后結(jié)構(gòu)嚴(yán)密，常用承轉(zhuǎn)詞，如“據(jù)此”，“綜上所述”等。

第四，寫(xiě)好開(kāi)頭與結(jié)尾。公文開(kāi)頭通常采取:交代制發(fā)公文的根據(jù)、目的;概況，交代公文制發(fā)背景;以簡(jiǎn)要文字揭示全文主題;闡述基本觀點(diǎn):直接點(diǎn)明結(jié)論、批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)的態(tài)度;表示祝賀、謝意等。

結(jié)尾通常形式;使用公文結(jié)尾詞，強(qiáng)調(diào)行文目的;概括、深化主題，幫助理解述具體要求;發(fā)出號(hào)召提出希望要求;說(shuō)明公文生效、施行時(shí)間。

2. 擬寫(xiě)提綱

提綱內(nèi)容包括:公文標(biāo)題、開(kāi)頭、正文的表述層次與各層次中的論點(diǎn)、論據(jù)、結(jié)尾方式等。

3.書(shū)寫(xiě)文稿

文稿應(yīng)寫(xiě)在有規(guī)范格式并質(zhì)地較好的發(fā)文稿紙上，文字、圖形及一切符號(hào)書(shū)寫(xiě)。使用碳素墨水、藍(lán)黑墨水、墨汁等。

公文中的人名、地名、時(shí)間、數(shù)字、引文必須準(zhǔn)確、具體。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)。日期應(yīng)當(dāng)寫(xiě)具體的年、月、日。必須使用國(guó)家法定計(jì)量單位。結(jié)構(gòu)層次序數(shù)：第一層為“一”，第二層為“(一)”，第三層為“1.”，第四層為“(1)”。用詞用字應(yīng)準(zhǔn)確、規(guī)范。文內(nèi)使用簡(jiǎn)稱(chēng)時(shí)，一般應(yīng)當(dāng)先用全稱(chēng)，再注明簡(jiǎn)稱(chēng)。公文中的數(shù)字應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼，應(yīng)正確標(biāo)明標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

三、審核修改

文稿擬好后，應(yīng)認(rèn)真、嚴(yán)肅地反復(fù)審核與修改。審核修改的順序是，首先由撰寫(xiě)者反復(fù)推敲修改;對(duì)于重要的文稿要組織討論，最后提交主管的領(lǐng)導(dǎo)人和綜合辦公部門(mén)核稿。

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（責(zé)任編輯：fky）

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