考點5會計電算化的檔案管理(★★★)

一、會計電算化檔案的內(nèi)容

電算化會計檔案，包括存儲在計算機中的會計數(shù)據(jù)(以磁性介質(zhì)或光盤存儲會計數(shù)據(jù))和計算機打印出來的書面等形式的會計數(shù)據(jù)。會計數(shù)據(jù)是記賬憑證、會計賬簿、會計報表(包括報表格式和計算公式)等數(shù)據(jù)，以及會計軟件系統(tǒng)開發(fā)運行中編制的各種文檔以及其他會計資料。

1.存儲在計算機中的會計數(shù)據(jù)。在磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)，是在會計電算化情況下新的會計檔案形式。其保存期限同《會計檔案管理辦法》中規(guī)定的相應(yīng)會計數(shù)據(jù)(書面形式的會計賬簿、報表)一致。

2.采用電子計算機打印出來的書面等形式的會計數(shù)據(jù)。采用電子計算機打印輸出書面會計憑證、賬簿、報表的，應(yīng)符合國家統(tǒng)一會計制度的要求，即采用中文或中外文對照，字跡清晰，可作為會計檔案保存，保存期限按《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。

3.通用會計軟件、定點開發(fā)會計軟件、通用與定點開發(fā)要結(jié)合會計軟件的全套文檔資料以及會計軟件程序，視同會計檔案保管，保管期截至該軟件停止使用或有重大更改之后的5年。

二、會計檔案的生成與管理

1.現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬一般應(yīng)于當(dāng)天登記并打印輸出，做好日清月結(jié)。

2.一般賬簿可以根據(jù)實際情況和工作需要按月或按季、按年打印;發(fā)生業(yè)務(wù)少的賬簿，可滿頁打印。

3.在保證憑證、賬簿清晰的條件下，計算機打印輸出的憑證、賬簿中的表格線可適當(dāng)?shù)販p少。

4.由原始憑證直接錄入計算機并打印輸出的情況下，記賬憑證上應(yīng)有錄入員的簽名或蓋章、稽查人員簽名或蓋章、會計主管人員的簽名或蓋章。收、付款記賬憑證上應(yīng)有錄入員的簽名或蓋章。打印生成的記賬憑證視同手工填制的記賬憑證，按《會計人員工作規(guī)則》、《會計檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定立卷、歸檔保管。

5.在手工事先做好記賬憑證，錄入記賬憑證后進行處理的情況下，保存手工記賬憑證與機制憑證皆可。

6.計算機與手工并行工作期間，錄入記賬憑證后進行處理的情況下，保存手工記賬憑證與機制憑證皆可。

7.計算機與手工并行工作期間，可采用計算機打印輸出的記賬憑證替代手工填制記賬憑證，根據(jù)有關(guān)規(guī)定進行審核并裝訂成冊，可作為會計檔案保存，并據(jù)以登記手工賬簿。

8.記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，還要按照有關(guān)稅務(wù)、審計等部門的要求，及時打印輸出有關(guān)賬簿、報表。

9.采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲會計賬簿、報表，作為會計檔案保存的單位，不再定期打印輸出會計賬簿，還應(yīng)取得同級財政部門的同意。

10.各單位每年形成的會計檔案，都應(yīng)由財務(wù)會計部門按照歸檔的要求，負責(zé)整理立卷或裝訂成冊。

11.各單位應(yīng)積極地利用保存的會計檔案，并對外有條件地提供資料，但檔案原件原則上不得外借。

12.各單位對會計檔案必須進行科學(xué)管理，做到妥善保管、存放有序和查找方便。

三、安全和保密措施

1.對存檔的會計資料要檢查記賬憑證上錄人員的簽名或蓋章、稽核人員的簽名或蓋章、會計主管人員的簽名或蓋章，收、付款記賬憑證還應(yīng)由出納人員簽名或蓋章。

2.對電算化會計檔案管理要做好防磁、防火、防潮、防塵、防盜、防蟲蛀、防霉爛和防鼠咬等工作，重要會計檔案應(yīng)準備雙份，存放在兩個不同的地點，最好在兩個不同的建筑物內(nèi)。

3.采用磁性介質(zhì)保存會計檔案，要定期進行檢查，定期進行復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)破壞，而使會計檔案丟失。

4.存有會計信息的磁性介質(zhì)，在未打印成書面形式輸出之前，應(yīng)妥善保管并留有副本。

5.嚴格執(zhí)行安全和保密制度，會計檔案不得隨意堆放，嚴防毀損、散失和泄密。

6.各種會計資料包括打印出來的會計資料以及存儲會計資料的軟盤、硬盤、計算機設(shè)備、光盤、縮微膠片等，未經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)同意，不得外借或拿出單位。

7.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意借閱的會計資料，應(yīng)該履行相應(yīng)的借閱手續(xù)，經(jīng)手人必須簽字記錄。

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（責(zé)任編輯：中原茶仙子）

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